• banner
  • banner
  • banner

Relokacja firmy – wyzwania | przeprowadzka przedsiębiorstwa

przeprowadzka firmy

Zmiana siedziby firmy zawsze wiąże się z wyzwaniami dla przedsiębiorcy. Przede wszystkim – trzeba wstrzymać pracę przedsiębiorstwa na czas relokacji firmy (stąd konieczność skrócenia tego czasu do minimum), jest to również wyjątkowo wymagające zadanie pod względem logistycznym. Oczywiście, w imię optymalizacji kosztów pojawia się pokusa, by takie zadanie zrealizować własnymi siłami, najczęściej jednak okazuje się potem, że zadanie to jest zbyt wielowymiarowe i w efekcie przedsiębiorstwo boryka się z ponownym rozruchem. Do przeprowadzki firmy trzeba się bowiem dobrze przygotować. Przede wszystkim – wyznaczyć osobę odpowiedzialną za całą relokację, która dopilnuje kwestii przenosin tak pod względem logistycznym, jak i prawnym (a to niezmiernie istotne – należy zgłosić nową siedzibę firmy we właściwym urzędzie rejestracji podmiotu, poinformować odpowiedni ZUS i Urząd Skarbowy, powiadomić biznes-partnerów, dostawców etc.). Następnie należy rozpocząć przygotowania do relokacji (warto pamiętać, by wyznaczyć dzień przenosin w sobotę, gdy większość firm i urzędów nie pracuje) i powiadomić pracowników o terminie przenosin firmy. To także etap, kiedy należy również rozdysponować pomiędzy nich zadania związane z przeprowadzką – na przykład spakowanie rzeczy osobistych i własnego stanowisk pracy. Warto tez przemyśleć, czy wszystkie sprzęty i urządzenia będą w naszej nowej lokalizacji potrzebne lub czy znajdą tam swe miejsce (wszak nie zawsze przeprowadzamy się do większych pomieszczeń) – to szansa na zmianę wyposażenia naszego biura. To, co zabieramy ze sobą przy przeprowadzce firmy powinno być odpowiednio spakowane i zabezpieczone: oddzielnie bieżąca dokumentacja, oddzielnie dokumenty kadrowe, oddzielnie archiwum (warto je przejrzeć i zdecydować, które dokumenty będą nam jeszcze niezbędne; część można zeskanować i umieścić na twardych dyskach lub w chmurze), wszystko dokładnie oznaczone i opisane. Zabezpieczenia będzie wymagał również sprzęt elektroniczny: komputery, drukarki, skanery, telefony należy pogrupować, umieścić w styropianowych pojemnikach lub owinąć w folię bąbelkową, opisać i przygotować do transportu. Konieczne stanie się również rozmontowanie i spakowanie mebli, przygotowanie i przeniesienie rzeczy wielkogabarytowych lub nietypowych (na przykład sejfy, kasy pancerne, szklane meble itp). Należy też oszacować, czy przeprowadzkę uda się przeprowadzić w ciągu jednego dnia przy pomocy własnego taboru, czy konieczne stanie się wynajęcie dodatkowego samochodu do przewozu ładunków. Ogrom zadań i jeszcze więcej odpowiedzialności. Nie ma jednak pewności, czy uda się taką relokację firmy przeprowadzić szybko i sprawnie. Jak więc zapobiec niekorzystnemu obrotowi spraw? Najprościej jest wynająć firmę do relokacji biura.

Przeprowadzka przedsiębiorstwa

Za wynajęciem firmy do przeprowadzki przedsiębiorstwa przemawia kilka względów. Przede wszystkim firma przeprowadzkowa posiada w tej dziedzinie niezbędne doświadczenie oraz optymalne wyposażenie umożliwiające realizację tego zadania, wliczając w to opakowania, kartony, pojemniki etc. Przedstawiciel firmy z całą pewnością skonsultuje z nami cały proces przeprowadzki przedsiębiorstwa, wyceni usługę i dobierze na podstawie tej analizy adekwatne środki transportu tak, by proces przebiegł szybko i sprawnie. W odpowiednim czasie pracownicy firmy przeprowadzkowej pojawią się w naszej siedzibie, gdzie odpowiednio posortują i spakują cały dobytek, dbając o jego właściwe oznaczenie i zabezpieczenie. W razie konieczności – rozmontują również meble, przeniosą sejfy, serwerownię czy oświetlenie do nowej siedziby. Najważniejsze dokumenty mogą przewieźć w zaplombowanych pojemnikach, co zapobieże na przykład wyciekowi danych osobowych lub utracie kluczowych dla funkcjonowania firmy dokumentów.